【簡単】決まったことをまとめる議事録の書き方【フォーマット有】

議事録を書くことは、どんな会社でも行っている業務だと思います。私も「議事録書いといて」とよく依頼されてきました。

しかし、いざ書こうとすると、議事録の書き方が分からず困った経験があります。

こんなひどい状態でした…が今では会議中に議事録を書き終わっています。

今回は、議事録を書く際におさえるポイントと行動をご紹介します。

議事録フォーマットは下からダウンロード！

議事録の目的は「論点の具体化」

議事録の目的の前に、会議の目的って何でしょうか？

こんな感じで、どんな会議でも「意思決定」や「状態の変化」をすることが目的なんですよね。

それを踏まえると議事録の目的は、考えるべき論点を具体化する作業となり

この3W1Hの要素を明確にするということなんです！

議事録で必須の項目

議事録の目的が分かったところで、必須の項目を改めて確認してみましょう！議事録では以下の項目を記入しましょう！

日時・場所・参加者は当たり前すぎるので、アジェンダ以降から確認しましょう！

アジェンダ（論点・議題）

まずは会議のアジェンダを確認しましょう！なぜなら、論点が分からないと何が決まって、何が決まらなかったのか分からないです！

自分が会議の主催者の場合には、参加者にはっきりと明示し、参加者の場合には確認して認識を合わせるようにします！

全員でどうなったら会議を終われるのか、終了条件を明確にしましょう！

会議の主催者は事前準備の段階で決めておく

参加者は会議参加時に改めて確認する

決まったこと・決まらなかったこと

アジェンダに対し、決まったこと・決まらなかったことを記入しましょう。

例えば、「新規顧客集客を目的とするセミナー開催の内容とスケジュールの確定」が議題だとする場合、決まる内容は

の詳細になりますね。具体的な内容やスケジュールが決まったこと・決まらなかったことを書きましょう。

5W1Hを意識して書くと具体的に書けます

確認が必要なこと

会議中に、そのことを判断する情報が足りないことが原因で、会議終了後に、誰かに聞いたり、調査が必要な場合があります。

こんな時には、「確認が必要なこと」として、「どこの・誰に・誰が・いつまでに」確認するか明記して記入しておきましょう。

「誰が・いつまでに」は必ず書きましょう。曖昧にしておくと責任の所在が不明確になります

次回に向けてのToDo

今後議題を進行していく上で必要なToDoを明記しましょう！

ここももちろん「誰が・いつまでに」を書いておきましょう！

会議終了後にやること

会議終了時に、全員で議事録の内容を確認するのがオススメ

会議終了時には、全員で議事録の内容を簡単に振り返り確認するのがオススメです。

と聞いて、内容確認して合意をとれれば最高です。

ここで間違っていても修正すればいいだけなので楽です。

終了後にはメールなどで関係者に議事録を送信する

最後に、完成した議事録を関係者に送信しましょう！

簡単に誤字脱字がないか確認してすぐに議事録を送信してしまうのがオススメです。

内容確認は会議終了時に行っているので、速さ優先です。参加者それぞれのやるべきToDoを再確認してもらい実行しやすくするためです。

まとめ

議事録フォーマットは下からダウンロード！