会議に参加したら必ず確認すべき3つのポイント【確認する会議ファシリテーション】

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この会議は何のための会議なんだ?って思えるような会議に参加したことはありませんか?

  • 話の論点がわからない…今は何について話しているの?
  • なにか決まった気がするけど、結局何をするのか分からない
  • だらだらと予定時刻を過ぎてしまった・・・

そんな場合には、確認するだけで参加者の意識が変わる3つのポイントをご紹介します。

この記事にオススメの人
  • 会議でいつも何が決まったのか分からず困っている人
  • いつも会議の時間がおしてしまう人
  • 論点がコロコロ変わって嫌な人
目次

終了時に、決まったこと・やるべきことを確認する

なにか決まった気がするけど、結局何をするのか分からない…

念のため、私の理解があっているか確認してもよろしいですか?


会議は、「意思決定」や「状態の変化」を目的としています。

つまり「何が」決まって、「何を」「誰が」やるのかを明確にしないと次に進みません。

Ken

会議じゃなくて、ただの話し合いになっちゃいますね!

ポイント
  • やるべきことは「誰が」「いつまでに」をセットで確認する
  • 議論の流れをダイジェストで確認する
  • 決まっていないことも確認する

やるべきことは「誰が」「いつまでに」をセットで確認する

議題ごとや会議終了時に、決まったこと・やるべきことに対して「誰が」「いつまでに」を確認します。

この件は「Aさん」が「次の定例会まで」に「◯◯をする」ということでよろしいですか?

分かりました、私がやっておきます。

確認することのメリットは

  • 参加者全員の認識を合わせられる
  • 決まったこと・やるべきことの抜け漏れなく確認できる
  • やるべきことの、担当者・期限が明確になる

がありそうですね!

確認して担当者を決めないと、誰もそのことに対して責任をとらないので放置状態になります!

議論の流れをダイジェストで確認する

話してきた議論の内容を改めて確認することも有効です。時間目安で15秒~30秒程度でしょうか。

では最後にさらっと確認させてください。まずAの件は〇〇で決定。担当者はBさんで…

決まっていないことも確認する

議題によっては、「決まらなかったこと」も発生します。

「決まらなかったこと」をどうするのかも必ず確認しましょう!例えば

  • 次回の定例会で再度話す
  • 「決まらなかったこと」を決める場を新たに設ける

などがあります。

開始時に、会議の終了条件を確認する

話の論点がわからない…今は何について話しているの?

この議題では、◯◯の施策についてアイデア出しを行います。その後、実際に取組む施策を優先順位をつけて3つ決定します。それでは・・・

議論が嚙み合わない要因の一つに、何を決めるのか明確ではないということが挙げられます。

つまり、「目的が明確ではない」ということになるのですが、それを上司に「目的は?」などと言うと怒られそうなので、「どういう状態になったら会議終了」と言えるのかを確認しましょう!

目指すべき状態を共有しておくことが大事

ポイント
  • 「~すること」ではなく終了条件で考える
  • 「~すること」が頭に浮かんだら、「その結果どういう状態をつくりたいか自問する」
  • 終了条件は、終了したかどうか判定しやすい形で表現する

「~すること」ではなく終了条件で考える

  • 話し合うこと
  • 情報共有すること

↑は終了条件ではありませんよね。

終了条件とは、「どういう状態になったらこの会議を終えられるのか?」を考えることです。

この会議(議題)はどういう状態になったら終了と言えますか?

この定例会では、対応策と担当者が決まればOKだよ

誰もがイメージ出来る状態を考えることで、全員で一丸となって終了状態を目指せるようになります。

「~すること」が頭に浮かんだら、「その結果どういう状態をつくりたいか自問する」

終了条件を考えるのが難しい場合には、「どういう状態をつくりたいか」を考えることがおすすめです。

  • 人の状態
    • 〇〇を他人に教えられる状態
    • △△の資料が作成出来る状態
  • 物理的なもの
    • 新しい業務フローの原案が出来た状態
    • 資料の骨格ができた状態
  • 意思・合意
    • 課題の優先順位が3つまで絞り込めた状態
    • どの案を採用するか決定した状態

終了条件は、終了したかどうか判定しやすい形で表現する

◯◯について意見を出してほしいのですが何かありますか?

△△について説明します。背景として…

アイデア出しや説明・報告で終わってしまいそうです。

  • アイデア出しや意見をどこまで出せばいいのか?
  • 出した結果どうしたいのか?

そこまで分からないと、意見も出しづらいですよね。

前述した「どういう状態をつくりたいか」を意識すると良いです。

開始時に、時間配分を確認する

あらかじめ時間を決めないと、予定されていた時間を超えてしまいます。

授業や旅行と一緒で、目安時間を決めておくのが大事です

ポイント
  • 時間を意識付ける
  • 会議の途中で声をかける
  • 時間オーバーだとわかった時点で、その後の対応を確認する

時間を意識付ける

あらかじめ持ち時間を決めておくことで、時間を意識して発言するようになります。

議論が発散して、脱線した経験はありませんか?

残り時間がはっきりするため、関係ない会話をしづらくなります。

会議の途中で声をかける

残り5分です

時間を言うだけでOKです。それだけで皆の気持ちが「結論を出そう」という意識に変わります。

時間オーバーだとわかった時点で、その後の対応を確認する

(時間オーバー時に)ここからどうしますか?延長しますか?

  • このまま会議を続けるのか?
  • 別の日時に仕切り直すのか?

時間がオーバーしてしまった際には、その後の対応を考える必要があります。

まとめ

会議では

  1. 開始時に、会議の終了条件と、時間配分を確認し
  2. 終了時に、会議で「決まったこと」を確認する

「確認する会議ファシリテーション」でした!

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