会議に参加したら必ず確認すべき3つのポイント【確認する会議ファシリテーション】

この会議は何のための会議なんだ？って思えるような会議に参加したことはありませんか？

そんな場合には、確認するだけで参加者の意識が変わる3つのポイントをご紹介します。

終了時に、決まったこと・やるべきことを確認する

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会議は、「意思決定」や「状態の変化」を目的としています。

つまり「何が」決まって、「何を」「誰が」やるのかを明確にしないと次に進みません。

やるべきことは「誰が」「いつまでに」をセットで確認する

議題ごとや会議終了時に、決まったこと・やるべきことに対して「誰が」「いつまでに」を確認します。

確認することのメリットは

がありそうですね！

確認して担当者を決めないと、誰もそのことに対して責任をとらないので放置状態になります！

議論の流れをダイジェストで確認する

話してきた議論の内容を改めて確認することも有効です。時間目安で15秒～30秒程度でしょうか。

決まっていないことも確認する

議題によっては、「決まらなかったこと」も発生します。

「決まらなかったこと」をどうするのかも必ず確認しましょう！例えば

などがあります。

開始時に、会議の終了条件を確認する

議論が嚙み合わない要因の一つに、何を決めるのか明確ではないということが挙げられます。

つまり、「目的が明確ではない」ということになるのですが、それを上司に「目的は？」などと言うと怒られそうなので、「どういう状態になったら会議終了」と言えるのかを確認しましょう！

目指すべき状態を共有しておくことが大事

「～すること」ではなく終了条件で考える

• 話し合うこと
• 情報共有すること

↑は終了条件ではありませんよね。

終了条件とは、「どういう状態になったらこの会議を終えられるのか？」を考えることです。

誰もがイメージ出来る状態を考えることで、全員で一丸となって終了状態を目指せるようになります。

「～すること」が頭に浮かんだら、「その結果どういう状態をつくりたいか自問する」

終了条件を考えるのが難しい場合には、「どういう状態をつくりたいか」を考えることがおすすめです。

終了条件は、終了したかどうか判定しやすい形で表現する

アイデア出しや説明・報告で終わってしまいそうです。

• アイデア出しや意見をどこまで出せばいいのか？
• 出した結果どうしたいのか？

そこまで分からないと、意見も出しづらいですよね。

前述した「どういう状態をつくりたいか」を意識すると良いです。

開始時に、時間配分を確認する

あらかじめ時間を決めないと、予定されていた時間を超えてしまいます。

授業や旅行と一緒で、目安時間を決めておくのが大事です

時間を意識付ける

あらかじめ持ち時間を決めておくことで、時間を意識して発言するようになります。

議論が発散して、脱線した経験はありませんか？

残り時間がはっきりするため、関係ない会話をしづらくなります。

会議の途中で声をかける

時間を言うだけでOKです。それだけで皆の気持ちが「結論を出そう」という意識に変わります。

時間オーバーだとわかった時点で、その後の対応を確認する

• このまま会議を続けるのか？
• 別の日時に仕切り直すのか？

時間がオーバーしてしまった際には、その後の対応を考える必要があります。

まとめ

会議では

「確認する会議ファシリテーション」でした！