【まとめ】会議のよくある3つの問題点と会議ファシリテーションのススメ

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  • 毎回眠くなるような会議
  • 一方的に話す上司に、なんでこんな話してるんだっけ?と感じる会議
Ken

こんな会議は嫌だし、不毛な会議には参加したくないですよねー

今回は、そんな「会議の3つの問題点」と良い会議を促進するための「会議ファシリテーション」についてご紹介いたします。

目次

会議のよくある3つの問題点

前述したように、不毛な会議には大きく3つの問題点があります。

  • 決まったことが明確になっていない
  • 時間通りに終わらない
  • 議論が噛み合っていない

一つづつ見ていきましょう!

決まったことが明確になっていない

  • 決めなければならないことが決まっていない
  • 何か決まったけれど、具体的に何をすればよいか分からない

会議は基本的に何かを決めるために行います。

  • 方針
  • 施策
  • 課題解決

などの議題があり、「誰が」「何を」「いつまでに」が決まっていないと、行動できませんよね。

時間通り終わらない

  • 関係ない話が多い
  • 話が脱線する
  • 議論すべき話なのか、不要な話なのか判断できない

上司が一方的にしゃべっていたり、話が脱線していると時間はあっという間に過ぎていきます。

あらかじめ議題ごとに時間配分を設けたり、優先順位をつけていないと時間が過ぎてしまいます。

Ken

私も午前中の会議で押してお昼ごはんが遅くなったことが何度もありました…

議論がかみ合っていない

  • 同じことを何度も説明している
  • 話題がどんどん移っていく
  • 会話が言いっぱなしになっている
  • 意見と質問と話題が錯綜している
  • 過去の議論を覚えきれない

口頭で話していると、何について話しているか分からなくなり空中戦になります。

空中戦になると、上述したことが発生しやすいです。

会議の問題点を整理

会議のよくある3つの問題点を紹介しましたが、どうしたら解決できるのでしょうか。

  • 決まったことが明確になっていない
  • 時間通りに終わらない
  • 議論が噛み合っていない

問題点を反転して考えてみましょう!

  • 決まったことが明確になっていない→決まったことを確認する
  • 時間通りに終わらない→時間配分をあらかじめ決める
  • 議論が噛み合っていない→話している内容を書き出す

になりますね!

では、どうやったら体系的に実行できるのでしょうか?

それは「会議ファシリテーション」で会議の基本動作を行うことで解決できます!

4つの会議ファシリテーションと8つの基本動作

「確認する」ファシリテーション

会議で確認するべきポイントは3つあります!

  • 終了時に、決まったこと・やるべきことを確認する
  • 開始時に、会議の終了条件を確認する
  • 開始時に、時間配分を確認する

詳しくはこちら!

「書く」ファシリテーション

「議論が噛み合わない」問題を解決するためには、会議中に議論を可視化することが有効です。

特に、ホワイトボードを使って議論を書く(スクライブ)効果は絶大です!

書く内容としては、主に発言・問いや論点など「今何について話しているか」が分かりやすいように書きます。

  • 会議中にスクライブすること
    • 発言をありのまま書く
    • 決まったこと・やるべきことを漏らさずに書く
    • 問いや論点をはっきり書く
    • 決定事項を書く
  • 会議前に書いておくこと
    • 会議の背景
    • 終了条件
    • 時間配分

詳しくはこちら!

「準備する」ファシリテーション

会議をする前に、事前に準備をしておくことで、円滑な会議進行が行なえます。

会議の準備では、主に7つのポイントをおさえる事が大事です。

  • 終了条件を設定する
  • 参加者を決める
  • 議題(アジェンダ)を洗い出す
  • 進め方(シナリオ)を検討する
  • 時間配分を設定する
  • 必要なものと情報をおさえる
  • 参加者が抱く素朴な疑問や不満を考え、4つのPを見直す

詳しくはこちら!

「矢面にたつ」ファシリテーション

これが最も難しい!

議論を「確認して」「書いたら」、最後は自分が積極的に介入しながら対話を促進する役目を担います。

  1. 発言に共感し、肯定する
  2. 場の雰囲気をつくる
  3. 名指しする
  4. 3つの質問を使い分ける

ポイントは、誰もが自由に言いたいことを言えるような環境をつくること!

詳しくはこちら!

まとめ

最後に、会議の開催前~開催後でやることを整理しました。

ぜひ試してみてください!

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