【企画書・プレゼン】伝えたいことが伝わる資料作りの7ステップ

上司に言われていざ作ってみたものの、ダメ出しの嵐。

こんな事が頭に思い浮かんだり…。以前の私です。

今回はプレゼンや企画書など、複数枚の資料を作成する際に使える「資料作りの7Step」をご紹介いたします。

資料作りの7つのステップ

資料作成は、最初の準備が非常に重要です！

全体像や考えるべきことを全て整理した上で、作業に取り掛かるようにします。

具体的な手順は以下の通り！

簡単に説明すると、まずは自分の思考を整理し、自分と相手の立場や要望を明確にします。

資料を作るということは、見る相手がいて、その人に何かしらの行動をしてほしいから資料を作るはずです。まずは読み手の姿を明らかにしましょう！

伝えたいメッセージや骨格ができたら、それを元にシナリオを組み立てます。

詳しく見ていきましょう！

思考を整理する際は、手書きがおすすめ！パワポは開くと沼ります！

Step1. 思考を発散させる

話したいことを思いつくままに書き出す

まずは自分が話したいこと=伝えたいことが何なのかを明確にします。

そのためには、思考を全てノートに吐き出して抜け・漏れが無いようにします。

Step2. 主張と要望を考える

考えを吐き出せたら、次は作成する資料で「結局自分は何が言いたいのか？」「相手に何をしてほしいのか？」を明確にします。

つまり、「主張」と「要望」を一言で表現します。

例えば

なとが挙げられますね。

ここでの主張は「キーメッセージ」と呼ばれ、資料を構成する中心要素になるので、しっかり考える必要があります。

Step3. 相手の状態を考える

ここまでで自分自身の情報は整理できました。

次は、伝える相手について考えていきましょう。

主張と要望によって、相手の状態を変化させる

前Stepで相手に何を伝えたいかを考えました。

次にもっと踏み込んで、相手がどんな状態かを明確にします。

事前に相手の立場になって考えることで、資料にいれるべき情報が明らかになります。

OPQ分析で考えることも有効です。

Step4. シナリオを組み立てる

キーメッセージを書き出す

伝えたい「キーメッセージ」を書き出していきます。おすすめは箇条書きです。

Step1～3で整理した情報を元に伝えたいメッセージを書いていきます。ここでも思考を発散させるように書き出します。

キーメッセージを接続詞で繋いでシナリオを作る

キーメッセージが吐き出せたら、それらをストーリーとしてつながるように整理していきます。

その際、接続詞を用いてメッセージをつなげると分かりやすいです。

例えば、「しかし」「さらに」「つまり」などがあります。

文章構成のパターンは、PREP法やSDS法やビジネス文書の鉄板パターンがあります。

Step5. ラフスケッチを作成する

Step4までで、資料の骨格ができました！

これで伝えたいことや、シナリオがはっきりしました！仕上げに、キーメッセージだけでは足りない要素があるか考えます。

その際、2つの問いを考えると分かりやすいです。

Step6. 電子化する

ここまでお疲れ様でした。

ついにスライド作成です。Step5のラフスケッチを使って、そのまま使ってスライドを作成します。

驚くほど簡単にスライドが作成できてびっくりすると思います。

Step7. レビュー

最後に作成した資料をチェックして完了です！

おすすめは、一晩寝てからチェックです。

一旦思考をリセットして、客観的に見れます。

まとめ

ポイントは

1. 資料は何かを伝えて、行動してもらうための手段と認識する
2. 最も大事なのは、伝えたいことが何なのかを明確にすること
3. 考えは紙にまとめて、仕上げはパソコン。構成が出来るまでパソコンは立ち上げない

ありがとうございました！