リモートワークで見えたコミュニケーションの課題とは?

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リモートワーク中のコミュニケーション、難しいですよね。
こんな経験はありませんか?

  • 出社を前提に打ち合わせを依頼される
  • チャットツールを導入しても、結局中身のないメールが来る
  • 電話がたくさん来て、自分の作業が止まる

中身のないやり取りに嫌気がさす・・・。
そして気づいたんです。

リモートワークだからじゃない。もとから中身が無かったんだと。
情報が整理できずに、言語化出来ないからだと感じました。

目次

よくあるシーン

✖「同期コミュニケーション」が激減した➡〇情報を整理できてない

リモートワークが導入される以前は、口頭・電話での連絡が主連絡でした。
分からないことがあれば、すぐ質問し回答を得ることを繰り返す。

報告・連絡・相談です。
リモートワークではこの流れをやりづらくなるから上手くいかない。

違いました。整理できていない情報を口頭で行うことにより整理していたんです
意味わからないですよね。

例えば、業務を依頼された場合の流れとして

  • 業務依頼
  • 質問する
  • 回答を受ける
  • 提出
  • 修正・回答を受ける
  • 提出

このような形で進行すると思います。
最初に受けた業務依頼の内容を肉付けしていくように2.3.5のプロセスを繰り返します

一見、依頼者が情報を取得しているように見えますが、実際は相手が依頼者の質問を受け情報を整理していることに気づきました

情報が整理できていないから、伝わらないんです

「とりあえずやってみて」なんか典型的ですよね。
後だししてリテイク強要するタイプはまさにこれです。

直接会って話したい=情報が整理出来ないから口頭で話そう

チャットやメールでは、テキストベースでのコミュニケーションになります。

こちらも、自分の伝えたい内容を言語化出来ないと

めんどくさいから、直接会ってはなそ!

こうなります。このような状況で直接話しても相手に正しく伝えることは難しいです。
相手に情報の整理を強いることになります

直接会って話すにしろ、話したい内容のポイントをあらかじめテキストとして共有しておくと、相手にも伝わりやすいはずです。

コミュニケーションの課題を解決するには

テキストとして情報を整理する習慣をつける

頭の中で考えていることを文章として具現化するには、日常的に訓練する必要があります。
「インプット」→「思考」→「言葉にする」を繰り返します。

特に、相手に伝える場合には

  • 要点を話す
  • 倫理の飛躍に気を付ける
  • 相手の気持ちを考える

私はこの3つのポイントを意識するようにしています。

「同期」コミュニケーションで全て解決しようと思わない

同期コミュニケーションに重きを置くと、「意思決定」に時間がかかるようになります。

あの話はあいつが出社してきた気に話せばいいか・・・。
次の会議の時に話そう・・・。

なんて考えていたら、数日経過して内容も忘れて・・・。無駄ですよね?
「非同期」コミュニケーションを使って相手に整理した情報を渡しておけば済む話です。

直接話す機会を大切にする

そうは言っても、直接話すのも大事じゃん!

大事です、貴重な機会なので最大限活かしたいです。
活かすためには、自分の考えを正しく伝える必要があります。

伝えるためにはやはり、言語化が必須です。
直接会う機会といえば、「会議」が多いと思います。

現在は、出社するタイミングが合わないことも多々あるので大事にしたいですね。

まとめ

情報の整理、言語化。

できて当たり前かもしれませんが、私も出来てません。
とても難しいことだと思います。

しかし、毎日意識して取り組めば成果は出るはずです。頑張ります。

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