惰性で会議に参加してませんか？会議が終わって
「結局なんの話だっけ？」、「意見を出し合ってるけど話がなかなか前に進まない・・・」。
そんな状況が続くと会議に参加するのが嫌になりますよね。
そんな時に意識すべき要素をご紹介します。
会議とは意思決定を行う場所
会議には二つの側面があります。それは
- 決定
- 報告
です。どちらが重要でしょうか？
私は「決定」だと考えています。なぜでしょうか？
「決断」や「意思決定」は会議の中でしか出来ないからです。
重要な決断や意思決定は1人ではできません。担当者や決裁者が参加し互いに承認プロセスが必要です。
一方、「報告」はどうでしょうか？「業務連絡」や「情報共有」などはメールでも出来ますよね。
人を集めて時間を拘束してまで情報共有する価値はあるのでしょうか?
もし、会議が「報告」ばかりならば、「決定」は出来ているか？と考えてみるといいかもしれません。
意思決定するには誰が必要か
プロジェクトを進めるには、担当者が「意思決定に必要な情報」を持っている必要があります。
「次回の会議までに情報を仕入れる」ようにすると、プロジェクトがどんどん先延ばしになります。
よくある「次回までに○○しといて」ですね。
今決めようぜ！
会議を行っていることに満足せず、意思決定を行うためには必要な情報を持っている人物を参加させるべきです。
会議の途中で目的は見失いやすいもの
議論が白熱すると、本筋とはズレた話になっていた経験はありませんか？
議論が目的から外れてしまう可能性を考慮し、常に目的を意識する必要があります。
最初にホワイトボードに目的を書こう
常に目的を意識する方法は「ホワイトボードに目的を書く」のがおすすめです。
参加者に常に見える位置に置き、目的から軌道修正する際に役立ちます。
目的以外にも、アイデア出しや参加者の意識を統一するのに使うので必須ですね！
議事録は自分を守るヨロイになる
会議で言った・言わないの話になったり、前回の会議から期間が空きすぎて内容忘れたことありませんか？
私はめちゃくちゃあります！
議事録はそんなあなたを守るヨロイになります。
会議の冒頭で前回の議事録を確認するだけで、手戻りが大幅に減ります。
全部を記録する必要はないです。要点だけまとめれば十分です。
議論が平行線になったら一度議論をやめよう
同じ話が繰り返され、ダメな理由を皆で言い出したら危険信号です。
一度議論を辞めて、「何がダメなのか」・「何に困っているのか」を要素分解してみましょう。
要素分解して一つ一つ解決策を探るのが大事です。
会議資料にきれいな資料はいらない
必要以上に会議資料に時間をかけていませんか？
パワーポイントでフォントを調整したり、色を付けたり・・・。
資料は「言いたいこと」が伝われば十分です。必要ならホワイトボードに書いて説明すれば大丈夫です。
本当に必要なのは、知的労働で生産的に仕事することですよね。本質を大事にしたいです。
複数部門にまたがる課題は分解して考えよう
複数部門の難しい課題は平行線になりやすいですよね。
この問題は、一つの部門は部門内の問題しか解決できないことに起因します。
課題を分解して考えて、各部門の課題として切り分けると解決しやすくなります。
プロジェクトの最初に決めること
プロジェクト発足時に、最初に決めたいことは
- 目的
- 目標
- 範囲
- 体制
- スケジュール
です。これらの要素を明確にしておくことで、ブレない会議が実現できます。
目的
大枠の目的、抽象的な概念。
「○○製品の売り上げを上げる」・「業務時間を減らす」
目標
「目的」を実現するための具体的な指標。
「○○製品の売り上げを○○%上げる」・「業務時間を○○時間にする」
範囲
プロジェクトの影響範囲、スコープの事。
範囲をあらかじめ定めないとあれもこれもとなりがちです。
ここまではしないと明確に。
体制
チーム形態や各担当者の責任範囲。
どのように進行するか。業務は誰がどのように行うか。
スケジュール
納期。逆算して細かな単位で目標達成を進めていく。
会議は今後貴重なものになっていく
「在宅勤務」の機会が増え、非同期コミュニケーションの重要性が増しています。
そんな中で、人を同じ場所に集めて同じ時間を共有することは、かなりのコストです。
だからこそ、会議は貴重なんだと意識して取り組むのが大事なのかもしれません。
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