生産性を上げるには、不要な仕事を減らしてインプットを制限する(#2)

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仕事でも、プライベートでも生産性高く行動して、自分のやりたいことをする時間が欲しいですよね。しかし、現実は

  • 残業ばかりで帰りが毎日遅い
  • 仕事中心の生活で、本当にやりたいことに手を付けられていない

こんな毎日ではつまらないです。

  • どうやったら少ない労力で沢山の成果が得られるのか?
  • どうしたら残業せずに仕事を終わらせられるのか?

それは不要な仕事を減らして、生産性を高める思考になることです。

目次

生産性 = アウトプット / インプット

よく「生産性を上げろ」と聞きますが、いったい生産性とは何なのでしょうか?

生産性は「生産性=アウトプット/インプット」と定義出来ます。

ポイント
  • アウトプット=具体的な成果物
    • スライドなどのドキュメント
    • ソフトウェアなどの製品
    • 様々な生産物・制作物
    • 意思決定
  • インプット=ヒト・モノ・カネといった資源や時間
    • 必要な人員
    • 作業にかかる時間
    • 作成するために必要な人件費や材料費など

つまり、「インプット」を最小化するか、「アウトプット」を最大化すれば、生産性が高められるということです!

不要な仕事を減らすということ

「インプットの最小化」を実現するためにはどうしたらよいのか。

それは貴重な時間を消費している不要な仕事を減らすことです。

その仕事、本当に必要ですか?→「必要な仕事」を選ぶ

普段行っている「定形業務」や上司に指示された仕事。

立ち止まって「その仕事、本当に必要か?」と考えてみましょう。例えば

  • 目的が不明な仕事
  • いままでやってきたからという理由で続けられている仕事
  • 上司から振ってきた、背景や効果が不明瞭な仕事
  • 誰が使うかわからない、確認のための確認作業・記録

等、挙げたらきりがありません。

まずは「本当に必要な仕事は何なのか?」と考える必要があります。

全て選ぶということは、何も選んでいないのと一緒

なぜ、どうでもいい仕事が増えるのか?→「仕事=価値の創造」と考えていない

先程挙げたような仕事を全部取り組んでいたら、いくら時間があっても足りません。

なぜ、このようなどうでもいい仕事が増えていくのでしょうか?

それは上司を含め、「仕事=価値の創造」と認識できていないからです。

「価値の創造」とは、広義に「誰かの役に立つ、便利、助かるものを生み出す」ということです。

その仕事を取り組む、依頼する前に

  • 「この仕事は、誰の、何に対して助かるものか?」
  • 「この仕事に取り組んだ(インプット)結果、どんな成果物(アウトプット)を出せるのか?」

と自問自答すれば、自ずと答えが出ます。しかしながら、この視点を疎かにすると

「やらないより、やったほうがマシ」な仕事

に占拠されて知らぬ間に自分の時間を奪われていきます。

価値の無い仕事が生産性を下げる

完璧を目指すことはいいこと?→「人も時間も有限」

私のまわりでは、期限ギリギリまで資料をつくって完璧を目指す人がよくいます。

そして、他の仕事も疎かになって残業して忙しそうにしています。時代が違えば美徳なのかもしれませんが、私はそれが良いことだとは思いません。

なぜなら、「人も時間」も有限だからです。

成果物の出来を0→80にするのと、80→90にするのでは、80→90にするほうが大変です。その対応をするために、残業すればいいや!と考えてしまうと残業ループから逃れられなくなります。

同じ時間を費やすのであれば、0→80→100にする活動ではなく、0→80と0→80を2つ作る仕事をしたいですね。

働く時間を増やして解決しようとすると、際限なく時間が投入される

生産性を高めるためには、際限なく時間を投入するのではなく、「この時間までに絶対終わらせる!」と時間を制限する視点が必要です。

生産性を高めるには

「本当に必要な仕事は何なのか?」と考える

仕事に取り組む・依頼された際に

  • 「この仕事は、誰の、何に対して助かるものか?」
  • 「この仕事に取り組んだ(インプット)結果、どんな成果物(アウトプット)を出せるのか?」

と考える。

ここがクリアにならなければ、上の問いを関係者に聞いてみましょう。

あえて今までやってた仕事をやめてみる

不要そうな仕事を、あえて連絡せずやめるのも、おすすめです。

例えば定期レポートなど、意外と手間がかかるけど、本当に見ているか分からないような仕事。作業自体はやっといて、試しに連絡しないで待ってみる。

「レポートまだ?」と誰からも連絡が来なければ、それはもう必要のない仕事かもしれません。その事実は残ります。

優先順位を決めて、それだけに集中する

仕事の選別が済んだら、その中で優先順位を定めます。

  • 価値の大きさ
  • 納期

から優先順位を定め、あとは終わらすことに集中。他のことは考えない。

インプットを制限する

投入するリソースを最小限にする心構えになりましょう。

  • 1時間で終わらす
  • 午前中までに終わらす

と見込み時間を定め、それまでに終わらせるように全力を尽くす。決して、残業すればいいやと考えてはいけません。ダラダラ作業の原因になります。

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