【考えを文章にする】グループ化と要約メッセージのつくりかた

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考えを文章にするためには、自分が何を伝えたいか、メッセージの全体像、すなわちメッセージの構造を明らかにする必要があります。

今回は、メッセージの構造化に必須の「メッセージのグループ化・要約メッセージ」についてご紹介いたします。

この記事を読んだら得られること
  • メッセージを要約・グループ化する方法が分かる
  • メッセージを文章にする際の注意すべきポイントが分かる
目次

グループ化と要約メッセージ

考えを組み立てるプロセスには2種類あります。

  • 複数のメッセージをグループ化して、要約メッセージを探すこと
  • 一つのメッセージから、複数メッセージのグループを作ること

グループ化して、要約メッセージを探す

要約メッセージとは、複数のメッセージを一つのグループにくくり、そのグループを象徴する一つのメッセージ(要約メッセージ)を見つけ出す事をいいます。

メッセージに従って、グループを作る

一つのメッセージについて、その根拠や説明となるメッセージのグループをつくりだすことです。

2つの作業を繰り返し行い、論理構造が曖昧かどうかを確認します。

グループ化が曖昧だと、要約メッセージも曖昧になり、曖昧な要約メッセージだと、説得力のあるグループ化もできません。

グループ化と要約メッセージの例

何パターンか例を見てみましょう。

球技

  • バスケットボール
  • サッカー
  • バレーボール

だとすると要約メッセージは「集団で競う球技」とかになりますね。

ダイエット

  • 少しの運動で、息が上がるようになった
  • 着れなくなった服がある
  • 健康診断に引っかかった

のような場合は「ダイエットをするべきだ」などの提案や、「体重が増えた可能性が高い」の要約メッセージが見えてきそうです。

メッセージが一般論にならないように注意

要約メッセージとは、グループ化した根拠や共通する「特定の意味」を抽出することです。

具体的なエッセンスを抽出しようとしているのに、広い意味・抽象的な言葉を選ばないように気をつけましょう!

  • スシロー
  • くら寿司
  • かっぱ寿司

この3つの要約メッセージを「飲食店」としたらおかしいと感じませんか?

「回転寿司」としたほうが、より近いと感じると思います。

要約メッセージは、グループ化の根拠ををハイライトするものです。

要約メッセージを文章にする時の4つの鉄則

名詞表現、体言止めは使わない

メッセージを名詞表現や体言止めを用いると、メッセージとして何が言いたいのか分からなくなります。例えば

  • 少しの運動で、息が上がるようになった
  • 着れなくなった服がある
  • 健康診断に引っかかった

のようなメッセージで

悪い例:「体重の変化」

としてしまうと、体重がどうなったのか?結局何が言いたいのか分からなくなります。

良い例:「体重が増加している」

「体重が増加している」とすれば、状態が変化した事が分かりますね。一方で「体重の変化」だけでは増えたのか・減ったのか分かりません。

メッセージを明確に表現することが大切です。

「抽象的な言葉」は使わない

抽象的や曖昧な言葉とは、具体的ではなく解釈の範囲が広い言葉を言います。

よく使われる言葉としては

  • DX(デジタルトランスフォーメーション)
  • 見直し
  • 再構築

などビジネスでよく使われていそうな言葉でもありますね。

  • 悪い例:マーケティング活動を見直す
  • 良い例:WEBサイトからお客様のお問合せ件数が減少した原因を見つける

何をすればいいのか、具体的な動作が何なのかまで、イメージできるレベルの言葉を使用しましょう!

メッセージは一つの文章で表現する

要約メッセージは、一つの文章で表現します。

もし文章が2つあるようなら、要約メッセージが要約しきれていないということになります。

「しりてが」接続詞は使わない

メッセージを表現する際には「一つの主語と、一つの述語」で構成される単文表現が理想的です。

なぜなら、2つ以上の文章では、メッセージが複数になりやすいからです。

特に「しりてが接続詞」には要注意です。

「しりてが」接続詞の例
  • 「……し、……」
  • 「……であり、……」
  • 「……して、……」
  • 「……だが、……」
  • 「……せず、……」
  • 「……なく、……」

考えを整理したり、考えを組み立てるときには使わないようにしましょう。

しりてが接続詞の変わりに、ロジカル接続詞を用いるのが理想的です!

So What?/Why So? で思考を深める

  • So What?(だから何?・それで何が言いたいの?)
  • Why So?(それはなぜ?)

は要約メッセージや文章のつながりを具体化するベストツールです。

So What?で要約メッセージを具体化し、Why So?でメッセージの因果関係を確認します。

この作業を繰り返し行うことで、本当に言いたい具体的なことや、適切な根拠や説明のつながりを見いだせます。

So What?でさらに要約メッセージを磨き上げる

要約メッセージを磨き上げる際にも「So What?」は有効です。

要約メッセージが、「体重が増えた」だとします。

ただ、これだと何をどうすればよいか分かりません。これをSo What?で深めてみましょう。

具体的な行動まで落としこめました。最終形は下図になります。

まとめ

  • 要約メッセージは、複数メッセージのエッセンスを抽出すること
  • 要約メッセージは一般論にならないように
  • 名詞表現、体言止めは使わない
  • 曖昧な言葉は使わず、一つの言葉で表現する
  • しりてが接続詞はつかわない
  • So What? / Why So? でメッセージのつながりを意識する

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