会議を始める前に事前に準備すること【準備するファシリテーション】

今回は会議を開催する前に準備するべきポイントをご紹介します。

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会議前に準備するポイント

なぜ会議の前の準備が重要なのでしょうか？

それは会議の「導入」→「進行」→「まとめ」が滞りなく進むようにするためです。

会議が始まった段階で、「どうしようか？」なんて考えていたら参加者は怒ってしまいますよね。

会議は準備が8割らしい…

会議の準備は4つのPを明確にする

会議の準備では、4つのPを明らかにしましょう！

Purpose	目的やゴール	何のための会議か？ 何を達成したいのか？
People	参加者	参加して欲しい人は誰か？ 誰と議論すべきか？
Process	進め方	議論はどう進める？ 議題は何？
Property	装備	会議室や付箋、ホワイトボードの準備は？ 議論するために必要なものは揃えた？

全部大事なことですね！

次項で会議のポイントで洗い出していきましょう！

会議の7つの準備ポイントで洗い出す

会議準備のポイントは7つあります！

終了条件を設定する

頭の中で、「どういう状態になったら会議終了」となるのかイメージしてみましょう。

例えば、「新規顧客獲得のための施策案」が必要な場合はどういった終了条件が考えられるでしょうか？

などがありますね！

終了条件は、全員で一丸となって終了状態を目指せるようにしましょう！

参加者を決める

当たり前ですが、会議を始めるには参加者を決めなければなりませんね！

参加者を決める際には、「終了条件にたどり着くために必要な人」を集めましょう！

会議参加者の3分類

会議参加者は3つに分類できます。

参加者は必須の「呼ばないと困る人」だけを呼ぶようにしましょう！

「念のために呼ぶ人」を呼ばないようにしましょう。なぜなら、その人は会議の目的に関して関心が薄い可能性が高いからです。そんなんで参加されてもお互いが不幸になりますよね…。

議題（アジェンダ）を洗い出す

議題を考える際には、「何をどの順番で議論すれば、会議の終了条件にたどり着くか？」と考えます。

よくある会議のプロセス

ここでは「よくある会議のプロセス」をご紹介します。

と業務でよくあるシーンを想定しています。

共通してあるのが、「終了状態と進め方の確認」と「決定事項を確認」する部分です。

最初に認識を揃えて、最後に、決めたことに間違いが無いか確認することも重要ですよね！

進め方（シナリオ）を検討する

議題を考えた後は、進め方を検討します。

なぜ進め方を考える必要があるのでしょうか？

それは議題はあくまで「何を（What）議論するか」を示したものに過ぎないからです。

つまり、どうやって（How）議論するかまでを考えましょう！

例えば、「現状の問題点を確認」する場合にはどんな進行が考えられるでしょうか？

などがありそうですね！

このように、チームの雰囲気や慣れ親しんでいる方法、状況によって最適な進行は異なります。

大事なのは、会議しているイメージが思い描けること！

時間配分を設定する

議題ごとに時間配分を設定します。

事前に進め方まで考えられているので、時間設定もやりやすいはずです！

必要なものと情報をおさえる

必要なものと情報とはどんなものでしょうか？

装備は実際に使うもの、当たり前のものばかりですが、忘れちゃったら困っちゃいますね。

一方、情報も会議ではとても重要になります。

例えば、「問題点を洗い出して、解決するべき優先順位を3つ決める」ための会議であれば、あらかじめ「自分なりの問題点の候補」を出しておけば効率的に議論に入れそうです。

このように、事前に準備しておくものを確認しておくことも、とても有効です。

参加者が抱く素朴な疑問や不満を考え、4つのPを見直す

最後に、ここまでのことを参加者視点で考えてみます。

参加者の視点で考えることで、抜け漏れが無いかを確認しやすくなります。

参加者が抱くであろう「疑問」や「不満」を書き出してみましょう！

例えば、「新規顧客獲得のための施策案」であれば

などの目線が考えられそうですね！

準備するファシリテーションまとめ

準備するのが面倒だと感じても、準備ができると気持ちがさっぱりします！

会議準備シートをGoogleドキュメントとスプレッドシートで作りました！ぜひコピーして活用してください！