【企画書・プレゼン】伝えたいことが伝わる資料作りの7ステップ
〇〇についての資料作って！！
上司に言われていざ作ってみたものの、ダメ出しの嵐。
- 終わりの無い修正地獄
- 何がしたいのか分からない
- そもそも何のために？
こんな事が頭に思い浮かんだり…。以前の私です。
今回はプレゼンや企画書など、複数枚の資料を作成する際に使える「資料作りの7Step」をご紹介いたします。
- 資料作成を依頼されたが、どこから始めればいいか分からない人
- 効率よく資料を作るための手順が知りたい人
資料作りの7つのステップ
資料作成は、最初の準備が非常に重要です！
全体像や考えるべきことを全て整理した上で、作業に取り掛かるようにします。
具体的な手順は以下の通り！
- 思考を発散させる
- 主張と要望を考える
- 相手の状態を考える
- シナリオを組み立てる
- ラフスケッチを作成する
- 電子化する
- レビュー
簡単に説明すると、まずは自分の思考を整理し、自分と相手の立場や要望を明確にします。
資料を作るということは、見る相手がいて、その人に何かしらの行動をしてほしいから資料を作るはずです。まずは読み手の姿を明らかにしましょう！
伝えたいメッセージや骨格ができたら、それを元にシナリオを組み立てます。
詳しく見ていきましょう！
Step1. 思考を発散させる
話したいことを思いつくままに書き出す
まずは自分が話したいこと=伝えたいことが何なのかを明確にします。
そのためには、思考を全てノートに吐き出して抜け・漏れが無いようにします。
- 頭に浮かんだことを、とにかくそのまま書き出す
- 文章や箇条書きで、自由な形式で書く
- 考えを吐き出して、鳥の目で客観的に見ることが大事
Step2. 主張と要望を考える
考えを吐き出せたら、次は作成する資料で「結局自分は何が言いたいのか？」「相手に何をしてほしいのか？」を明確にします。
つまり、「主張」と「要望」を一言で表現します。
例えば
- （主張）業務量が多く長時間労働なので、（要望）人を補充してほしい・ツールを導入してほしい
- （主張）スキルアップのため研修を受けたいので、（要望）費用を出してほしい
なとが挙げられますね。
Step3. 相手の状態を考える
ここまでで自分自身の情報は整理できました。
次は、伝える相手について考えていきましょう。
主張と要望によって、相手の状態を変化させる
前Stepで相手に何を伝えたいかを考えました。
次にもっと踏み込んで、相手がどんな状態かを明確にします。
- 相手は誰か？
- 何を知っているのか？
- 知りたいことは？
- 疑問に思ってそうなことは？
事前に相手の立場になって考えることで、資料にいれるべき情報が明らかになります。
OPQ分析で考えることも有効です。
Step4. シナリオを組み立てる
キーメッセージを書き出す
伝えたい「キーメッセージ」を書き出していきます。おすすめは箇条書きです。
Step1～3で整理した情報を元に伝えたいメッセージを書いていきます。ここでも思考を発散させるように書き出します。
キーメッセージを接続詞で繋いでシナリオを作る
キーメッセージが吐き出せたら、それらをストーリーとしてつながるように整理していきます。
その際、接続詞を用いてメッセージをつなげると分かりやすいです。
例えば、「しかし」「さらに」「つまり」などがあります。
Step5. ラフスケッチを作成する
Step4までで、資料の骨格ができました！
これで伝えたいことや、シナリオがはっきりしました！仕上げに、キーメッセージだけでは足りない要素があるか考えます。
その際、2つの問いを考えると分かりやすいです。
- キーメッセージに加えて、何があると伝わりやすいか？
- キーメッセージだけだと、どんな疑問を持たれるか？
Step6. 電子化する
ここまでお疲れ様でした。
ついにスライド作成です。Step5のラフスケッチを使って、そのまま使ってスライドを作成します。
驚くほど簡単にスライドが作成できてびっくりすると思います。
私は何で今までパワポと戦っていたのか・・・と悲しくなりました・・・
Step7. レビュー
最後に作成した資料をチェックして完了です！
おすすめは、一晩寝てからチェックです。
一旦思考をリセットして、客観的に見れます。
まとめ
ポイントは
- 資料は何かを伝えて、行動してもらうための手段と認識する
- 最も大事なのは、伝えたいことが何なのかを明確にすること
- 考えは紙にまとめて、仕上げはパソコン。構成が出来るまでパソコンは立ち上げない
ありがとうございました！
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