【ビジネス文書】読み手の疑問に100%答える！伝わる文章構成4パターン

• 「PREP法やSDS法を使っているのに、なぜか文章が伝わらない…」
• 「状況報告、提案、計画書など、資料の種類によってどんな構成にすればいいか悩む」

簡潔で分かりやすいビジネス文書を簡単に作成するには、よく使う文章構成をテンプレート化してしまうのが最も効率的です。

しかし、フレームワークを知っていても、「結局どう組み立てるの？」と迷うことがありますよね。その迷いを解消し、質の高い文章を書くための答えは、この3ステップにあります。

1. 読み手の疑問を明確にする
2. 疑問に答えるための「表現スタイル」を選ぶ
3. 選んだ表現に合わせた「思考の構造」を組み立てる

この記事では、この3ステップを応用した「読み手の疑問に答えるための頻出文章構成4パターン」をご紹介します。

読み手の疑問を明確にする（文章のゴール設定）

まず、あなたの文章を読んで理解し、行動する読み手が、「何を知りたいのか」を考えることが文章作成の最初のゴールです。

読み手の疑問は、大きく分けて以下の3種類しかありません。

読み手の疑問が明らかにする際には、OPQ分析を活用するのがオススメです

思考の表現スタイルと構造化（構成の土台）

読み手の疑問が定まったら、次にその疑問に答える「表現スタイル」と「構造」を組み合わせます。

思考の表現スタイル（2種類）

自分が書きたい文章が、「状況」と「行動」のどちらを表現したいのかを明確にします。

スタイル	表現内容	使用例
状況表現	現状の判断や分析を伝える。	（状況は）…である / （状況は）…になるだろう
行動表現	問題解決に向けた具体的な行動を提案する。	（解決のために）…すべきである / （解決のために）…する必要があります

思考の構造化（2種類）

主メッセージを補足する要素が「理由」なのか「具体的な方法」なのかで構造を決めます。

構造	目的	説明
WHY構造	主メッセージの理由や根拠を説明する。	「なぜ？なぜならば…」という論理構造で展開する。
HOW構造	主メッセージの具体的な行動や手順を説明する。	「どのようにすべきか？具体的には…」という分解構造で展開する。

この「表現スタイル」と「構造」を組み合わせることで、次に示す4パターンの文章構成が生まれます。

自分が書くのはどっちかな？と考えてみましょう

読み手の疑問に答える「頻出文章構成4パターン」

パターン 1：【現状報告・問題分析】状況のWHY

このパターンは、状況分析や現状報告の資料作成に用いられます。

階層	構成	内容
読み手の疑問	どのような状況になっているのか？
結論 (状況判断)	状況は…である	A製品の売上は好調ではない
理由 (WHY)	↓	なぜそう判断するかといえば…
根拠 1	Aが…だった	A製品の単価が例年より下がっている
根拠 2	Bが…だった	1番の大口のお客様の発注が激減している
根拠 3	Cが…だった	A製品からB製品への移行が見られる

ピラミッド図で考えると以下のようになります。

パターン 2：【方針提案・戦略策定】方針のWHY

このパターンは、方針提案書や戦略提案書など、今後の方向性を示す資料作成に用いられます。

階層	構成	内容
読み手の疑問	問題を解決するためには何が出来る？
結論 (提案)	…を提案する	A社の帳票発行システム導入を提案します
理由 (WHY)	↓	なぜこの提案が良いかといえば
理由 1	Aが…だった	目的： 営業の帳票発行業務を効率化し、営業活動の時間を増やすことが目的である
理由 2	Bが…だった	内容： 複数の帳票を登録でき、簡単に帳票を出力可能である
理由 3	Cが…だった	予算： 費用は年間〇〇円で、類似サービスに比べて安価に導入できる

こちらもピラミッドで見てみましょう。

パターン 3：【行動計画・マニュアル】行動のHOW

このパターンは、事業計画書や行動計画書など、今後の具体的な活動を示す資料作成に用いられます。

階層	構成	内容
読み手の疑問	問題を解決するため具体的にどうすべきなの？
結論 (すべき行動)	…をすべきである	残業時間を20時間以内に抑えるための施策を実施すべきである
具体的な行動(HOW)	↓	具体的には…
行動1	Aをする	残業する際には、上長に申請するようにする
行動 2	Bをする	毎日の作業に対して、あらかじめ何時間かかるのか想定する
行動 3	Cをする	部署内で、各自の残業時間がどれくらいか共有する

こちらもピラミッドで見てみましょう。

パターン 4：【総合的な問題解決】WHYとHOWの三段論法

これは、「問題はこうなので、解決のためにこうすべきだ」という、問題分析と解決の方法論がセットになった最も強力な構成です。

この三段論法は、読み手が「現状の把握」から「具体的なアクション」までを一気に理解し、承認を得たい場合に最も有効なパターンです。

まとめ

分かりやすい文章を書く鍵は、フレームワークを使うことではなく、読み手が持つ「疑問」の種類に合わせて構成の「型」を使い分けることにあります。

パターン	使用シーン	主な構造	対応する疑問
状況のWHY	現状報告、問題分析	状況（結論）＋ 理由（WHY）	状況判断の疑問
方針のWHY	提案書、戦略策定	提案（結論）＋ 正当性（WHY）	解決方針の疑問
行動のHOW	行動計画、マニュアル	行動（結論）＋ 手順（HOW）	解決行動の疑問
WHYとHOWの三段論法	総合的な問題解決	状況のWHY ＋ 行動のHOW	すべて

この4パターンを使いこなせれば、あなたはどんなビジネス文書でも、読み手の疑問に100%答えられる、質の高い文章を書けるようになるでしょう。