kintoneを2年間使用した感想

kintoneをご存じですか？

キントーンは、あなたの「その仕事」に合わせた業務システムになります。
日々の業務課題を解決しながらも、快適なコミュニケーションを実現します。
あなたのチームの仕事が集まる場となるクラウドサービスです。

出典：サイボウズ 「kintone」初めての方へ

kintoneは、システム開発経験の無い現場でも手軽に業務改善が出来るツールです。
今回はkintoneを導入・開発して2年間の感想をご紹介します。

ちなみに私の導入時のスペックはこんな感じです。

• クラウドは知ってる(大嘘)
• HTML/CSS/javascriptは知らない
• DB設計？なにそれ？JSON？
• Excelは割とできますよ！

こんな感じで、非ITのサラリーマンでした。

現場の大きな問題は、情報共有不足・属人化

kintoneを導入する前の大きな課題は、情報共有がされていないことでした。
営業が、案件を共有できずにそれぞれエクセルで属人的に管理しています。

起こった問題は

• 案件を共有できないため、機会を逃す・遅れる
• それぞれ何をしているのか行動が分からない
• 業務量に偏りが生じやすい
• 分析するのに毎回膨大な時間がかかる

と古典的日本企業にありがちなものです。

これらを解決するために、kintoneの導入が検討されました！

kintoneのアプリ作成は早い・簡単

アプリの作成は、使用していたExcelの項目を基に作成しました。

もとからあるアプリを参考にしたり、最初から作れます。

必要な項目を追加できます。これだけです。
イメージとしては、Excelのシート単位で管理している内容を一つのアプリで考えると分かりやすいです。

「案件情報」、「顧客情報」、「営業情報」などのアプリをそれぞれ作成し
各アプリ同士を紐づけました。

これはExcelでは難しい点ですよね。
まずは作ってみて導入してみました！

kintone導入初期

最初はなかなか入力されなかった

さあスタート！といっても中々入力してくれません。

今考えると使う人の事はあまり考えられてなかったのかもしれません。
最初に考えるべきことは

• kintoneを使うと、自分たちにどのようなメリットがあるのかイメージさせる
• しつこいほどの手厚いフォロー
• 業務の棚卸し

をするべきです。私はそこの部分が欠けていて自分本位に行ってしまったので
時間がかかりました。

高速トライ&エラー

最初にざっくり作ったので、ここから細かい調整を加えました。

• この項目は本当にいるのか？
• 項目の順番はこれでいいの？
• このアプリも作るか

みたいに作っては壊しを繰り返し、すこしづつ良くなってきました。
これはkintoneにしか出来ない良いところですね！

kintone導入中期

情報を共有する意識が変わりました。

「点」ではなく「面」で仕事を行うようになり、情報の可視化が進みました。
情報の可視化が進むと、偉そうにしていた人がほとんど働いていなかった・・・みたいな事態が露見したりもしました。

数字を出せるので、ランキングを出して競争意識が芽生えました。

そうなると、欲が出てきますよね。

この機能は追加できないか。こういう見た目が欲しいんだけど・・・。
標準機能では実現できない要件が出てきて、カスタマイズする必要がありました。

ここからが軽い地獄の始まりでした・・・

カスタマイズ沼

kintoneは「プラグイン」のインストールによって機能を追加することができます。
カンバン形式にしたり、GoogleMapと連携も出来ます。

こちらのサイトにはすごくお世話になりました。

もうひとつは「javascript」というプログラミング言語によって、細かい機能を追加できます。
チャットツールに通知を送ったり、本当に何でも出来ますが・・・

プログラミング初心者にはハードルが高かったです。
ですが、熱中して開発を行いました。夏休み潰しました。

プラグインの乱用

プラグインは便利なので無料プラグインなどは沢山入れがちですが、後で困りました。

それは、プラグイン同士が干渉しあってエラーを発生しだしたからです。
どのプラグインが干渉しているか調査して削除しましたが、時間をかけて作りこんだ後に削除すると心が折れかけました・・・。

プラグインの使用はほどほどに。

kintone API の開発

kintoneAPIのドキュメントがあるので、常に参考にして開発していました。

が、初心者のカスタマイズはほどほどにしといたほうがいいです。理由は

• 初心者が書いたコードは糞過ぎて引継ぎできない
• カスタマイズありきで考え始めるとキリがない
• 膨大な開発時間が発生する

完全に属人化します。

属人化しないように始めたkintoneが、属人化する原因となるなんて・・・。
とても勉強になりましたし、これがきっかけで他のプログラミング言語を勉強するまでになりましたが、カスタマイズは計画的に。

まとめ

そんなこんなで苦労はしましたが、kintoneを導入して良かったと考えています。

Excelの置き換えには絶大な効果を発揮します。
細かい業務をkintoneにして情報共有は本当におすすめです。

ただ、基幹システムとして機能させるには設計・開発をプロにお願いするのをおススメします。

現場単位の情報量ならいいのですが、複数部署がまたがるようだったり、アプリ間の連携が多いようだと素人の設計だと限度があります。

実際は、本当の意味でのアプリ間の連携は出来ません。
RDB(リレーショナルデータベース)のように、トランザクション処理は出来ません。

プラグインやAPIを使用すれば、疑似的には可能です。
おススメはこちら→https://www.gusuku.io/

ここが大きな違いだと思います。

てなってくるとセールスフォースになるんでしょうが、価格の開きが凄いですからね。
まずは、kintoneで様子を見て自分たちが求めているものを形にしてからでもいいのかもしれません。