【業務改善】ExcelではなくGoogleスプレッドシートを使うべき5つの理由
会社のグループウェアはGsuite(Googleのグループウェア)を使われているのに情報共有はExcelファイルをメールで添付されている方はいらっしゃいませんか？
社内での情報共有の際は、Googleスプレッドシートを使うのがおすすめです。
今回は、Googleスプレッドシートを使うべき5つの理由をご紹介いたします。
Excelをメールで添付して送付すると、人数分容量を圧迫する
定期的に社内で送られてくるメールに、ExcelやWordファイルが添付されていませんか？
仮に、ファイル容量が1MBだとして、メーリングリストの300人に送付した場合
1MB × 300人 ＝ 300MB となります。
この送受信を毎日何通もしていたら、あっという間にメーラーの容量がいっぱいになっちゃいますね。
実際にはこんな大きなファイルを送ることは珍しいと思いますが、塵も積もればでいずれは容量を圧迫してしまいます。
また、Googleのデータ容量はこのようになっています。
| プラン | 容量 | 価格 |
|---|---|---|
| 個人 | 15GB | 無料 |
| G Suite Basic | 30GB | 680円/月/ユーザー |
| G Suite business | 無制限 | 1360円/月/ユーザー |
特に法人プランでG Suite Basic を使われている場合にはすぐにいっぱいになってしまいます。
Excelファイルの再編集が出来ない
直接Excelファイルを添付した場合、そのファイルを閲覧・編集する場合にはダウンロード・ファイルを開く作業が発生します。
しかし、ダウンロードしたファイルを編集しても、再度そのファイルを共有したい相手に直接送らなければなりません。
ファイルの中身を更新するたびにメールでの共有が繰り返され、最新バージョンがどれなのかもわからなくなる問題もあります。
スプレッドシートの場合は、スプレッドシートのリンクを共有すれば参照先は1つなのでダウンロードする手間もありません。
適切な編集権限を渡しておけば、閲覧者と編集者を分けることもできます！
Googleのファイルならファイル容量は消費されない
Googleのサービス、例えばGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどはファイル容量がカウントされず無制限で使えます。これはどのGoogleのプランでも共通です。
知らなかった・・・。
どこでも資料が編集・閲覧できる
自分のパソコン以外、または外出先などで資料を確認したい場面があります。
特に、リモートワークを推進している現代社会では機会も増えてきています。
ローカルに保存されているファイルは自分のパソコン以外では使用できないため、外出先では自宅や社内に戻らないと何もできません。
スプレッドシートの場合は、アカウントにログインできればどこでも閲覧・編集できるのでとても便利です！
プログラムを使って処理を自動化できる
GoogleスプレッドシートはGoogleのプログラミング環境を使って作業が自動化できます。
GoogleAppsScript(グーグルアップスクリプト、通称GAS)という言語です。
例えば
- Googleフォームの情報をメールやslackに自動返信させる
- 決まった時間に、スプレッドシートの情報を読み取ってレポートを作成する
- 外部APIを叩いて情報を取得する
など沢山のことができます。
Excelにもマクロ機能がありますが、習得するには難易度が高いです。
その点、GASはJavascriptという言語をベースにしており、平易なのが特徴です。
プログラミング言語に興味があるのであればGASはおすすめです。
自らの業務に結びつきが強いので、業務効率化を実感できます。
まとめ
在宅勤務の機会増加や業務効率化を考えると従来通りのやり方ではうまく出来ないことも増えてきました。どのように仕事をするのが簡単で便利なのか常に考えるのかが大事なのかもしれません。
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