【ドキュメント作成】読み手の疑問を明らかにする「OPQ分析」

問題解決を目的としたビジネス文書作成する際には、読み手の状況や疑問を正しく理解する必要があります。

なぜなら、ビジネス文書の読み手は常に、自分が関わっているビジネスの状況を改善したいと考えているからです。

例えば

のように、読み手に対する問いの答えが、ビジネス文書のキーメッセージになります。

今回ご紹介するOPQ分析では、読み手の状況や疑問を正しく理解する助けになります。

OPQ分析とは？

OPQ分析は、読み手の望む状況を正しく理解し、答えを伝えるための手法です。

プロセスを一つづつ見ていきましょう！

O：Objective（望ましい状況）

Objcetiveとは、読み手が目指している望ましい状況です。

読み手が考えている達成すべき目標や課題が解決された後の姿を指します。

P：Problem（問題→現状と望ましい状況とのギャップ）

Probllemは現状と、望ましい状況とのギャップをいいます。

これは解決すべき問題だということです。

ここで言う問題とは、あくまで読み手にとって問題だということです。

Q：Question（読み手の疑問）

問題に直面した読み手が、自然に考えるであろう疑問です。

問題を解決するための問いを考えてみましょう。

読み手の視線に立って考えることが大事です！！

A：Answer（答え・文書のキーメッセージ）

読み手の疑問に対する答えが、その文章のキーメッセージになります。

大切なのは、問いに答える文章構成にするということです。

OPQ分析	売上目標	残業時間
O：望ましい状況	売上目標を達成している状態	毎月の残業時間を 10時間以内に抑えている状態
P：問題	今月の売上が低く 売上目標達成が難しい	今のペースだと 残業時間が10時間を超えてしまう
Q：読み手の疑問	売上目標を達成するには どうしたらよいか？	残業時間を10時間以上超えないように するためにはどうしたらよいか？
A：答え	売上目標を達成するためには …するべきである。なぜなら…	残業時間を10時間以内にするためには …を提案してみよう。なぜなら…

ビジネス以外でもこの考え方は有効ですね！自分一人で考える際には有効です！

OPQ分析のイメージ

図解すると、上図のイメージになります。

分かりやすいですね！

OPQ分析のコツ

読み手の文章で表現する

まずは誰が読み手なのか明確にし、OPQを考えます。

わからない場合には、読み手に直接聞いたり、第三者にアドバイスを求めることも有効です。

比較のトピックを外さない

文章のトピックがズレていると、目標と現状を比較できません

比較する軸が何なのかを明確に意識する必要があります。

文章のメインメッセージは疑問に直接答える

OPQ分析の主目的は、読み手の疑問を明らかにし、どのような答えを求めているのかを明確にすることです。

つまり、文書のメインメッセージが読み手のQに答えられていなければ、目的を果たせていません。

文章や資料は、相手に伝え、行動してもらうための道具です。読み手の行動を促せられなければ失敗ということになります。

まとめ

読み手の立場に、読み手を理解する。それが一番大事だということですね。